Verpflichtende E-Rechnungen seit 2025 und was Unternehmen jetzt wissen müssen

Pflicht zur E-Rechnung: So bereitest Du Dein Unternehmen auf elektronische Rechnungsformate vor

Seit dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine der größten Veränderungen im Rechnungswesen in Kraft: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtend. Für große Unternehmen gilt die Pflicht sofort, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) folgen schrittweise bis spätestens 2028.

👉 Wichtig zu wissen:

• Ab 2025 müssen große Unternehmen E-Rechnungen empfangen, archivieren und auch versenden.
• KMU sind zunächst nur zum Empfang und zur Archivierung verpflichtet, bis sie ab 2027 (bei Umsätzen über 800.000 €) und spätestens 2028 ebenfalls E-Rechnungen versenden müssen.
• Klassische Papierrechnungen berechtigen nicht mehr zum Vorsteuerabzug.

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD), das eine automatische Verarbeitung im Buchhaltungssystem ermöglicht. Der strukturierte XML-Datenteil ist dabei rechtlich maßgeblich. Unternehmen müssen die Originaldateien mindestens 10 Jahre unverändert archivieren.

Vorteile für KMU:

• Zeit- und Kosteneinsparungen durch Wegfall von Druck, Porto und manueller Datenerfassung
• Schnellere Zahlungen durch automatisierte Prozesse
• Weniger Fehler, da Rechnungsdaten direkt ins Buchhaltungssystem übernommen werden

Warum die Pflicht eingeführt wird
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und einer EU-weiten Digitalisierungsoffensive. Ziel ist es, Steuerbetrug einzudämmen, Prozesse zu vereinfachen und Unternehmen langfristig zu entlasten.

Übergangsfristen für kleine Unternehmen

• Ab 2025: Pflicht zum Empfangen und Archivieren
• Ab 2027: Pflicht zum Versenden (bei Umsätzen über 800.000 €)
• Ab 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden

Technische Anforderungen
Während für den Empfang zunächst ein E-Mail-Postfach genügt, erfordert die Archivierung und Verarbeitung Investitionen in geeignete Software. Bereits heute gibt es kostengünstige Lösungen speziell für KMU, die eine schrittweise Umstellung erleichtern.

Ausnahmen
Im B2C-Bereich gilt die Pflicht nicht. Ebenso nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder bestimmte steuerfreie Umsätze.

Fazit
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist für KMU eine Herausforderung aber auch eine Chance. Wer frühzeitig handelt, vermeidet Engpässe, erfüllt die gesetzlichen Vorgaben rechtzeitig und profitiert von effizienteren Prozessen. Wir empfehlen, die Übergangszeit zu nutzen, Systeme zu prüfen und Mitarbeitende frühzeitig zu schulen.

Um den Einstieg zu erleichtern, stellen wir Dir eine Checkliste zur Einführung der E-Rechnung zur Verfügung, mit der Du Schritt für Schritt Deine Umstellung planen kannst.

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Checkliste: Vorbereitung auf die E-Rechnung ab 2025

1. Ist-Analyse durchführen
   • Prüfe, wie aktuell Rechnungen erstellt, versendet und archiviert werden.
   • Ermittele, ob Deine bestehende Buchhaltungssoftware E-Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD) unterstützt.
2. Software und Systeme prüfen
   • Aktualisiere Buchhaltungs- und ERP-Systeme auf den neuesten Stand.
   • Kläre mit Deinem Softwareanbieter, ob Anpassungen notwendig sind.
   • Stelle sicher, dass E-Rechnungen mindestens 10 Jahre unverändert archiviert werden können.
3. Prozesse anpassen
   • Definiere, wie Rechnungen empfangen, verarbeitet und abgelegt werden sollen.
   • Richte ein zentrales E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang ein.
   • Lege Verantwortlichkeiten im Team fest.
4. Partner und Kunden informieren
   • Sprich mit Deinen Geschäftspartnern über den Umstieg.
   • Kläre, ab wann Deine Kunden E-Rechnungen von Dir erwarten können.
5. Mitarbeiter schulen
   • Biete Schulungen zu neuen Prozessen und Softwaretools an.
   • Stelle sicher, dass alle relevanten Abteilungen (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) die Änderungen kennen.
6. Übergangsfristen nutzen
   • Plane den Umstieg rechtzeitig, auch wenn die Versendepflicht für KMU erst 2027 bzw. 2028 gilt.
   • Starte frühzeitig mit Testläufen, um Fehler zu vermeiden.
7. Meldesystem im Blick behalten
   • Informiere Dich über die geplante Pflicht zur Echtzeit-Meldung an die Finanzverwaltung.
   • Prüfe, ob Deine Systeme für eine direkte Datenübermittlung vorbereitet sind.

👉 Tipp: Beginne mit kleinen Schritten z. B. indem Du zunächst freiwillig einige Rechnungen als E-Rechnung versendest. So sammelst Du Erfahrung und stellst sicher, dass Dein Unternehmen zum Stichtag 2025 problemlos startklar ist.

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